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Gestione dei cespiti: la Ragioneria Generale dello Stato usa Rfid e barcode

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La gestione dei cespiti, che si tratti di macchine, impianti, immobili o computer, presenta una forte complessità logistica e amministrativa. Per la Ragioneria Generale dello Stato, ad esempio, si traduce nell’inventariare e rendicontare 7.000 beni strumentali di tipo informatico, dislocati in 350 stanze differenti. In una logica di e-governament, l’amministrazione ha deciso per questo di reingegnerizzare la gestione dei cespiti scegliendo tecnologia mista: Rfid e barcode.

L’AZIENDA
Organo centrale di coordinamento, supporto e controllo per il Ministero dell’Economia e delle Finanze, e di riflesso per il Governo e il Parlamento, nelle politiche, nei processi e negli adempimenti di finanza pubblica, la Ragioneria Generale dello Stato ha come principale obiettivo istituzionale quello di garantire la corretta gestione e la rigorosa programmazione delle risorse pubbliche.
Il corpo centrale della Ragioneria, con sede a Roma in via XX Settembre, è ordinato in 10 direzioni generali (9 Ispettorati generali e il Servizio Studi Dipartimentale), 14 Uffici Centrali del Bilancio (UCB) presso le amministrazioni dei ministeri (con portafoglio) e 103 Ragionerie Territoriali dello Stato (RTS) diffuse su tutto il territorio nazionale.

LE ESIGENZE
La cespitazione dei beni strumentali, che l’ente è tenuto ad amministrare per tutto il ciclo di vita, non solo è obbligatoria per legge, ma concorre alla formazione del reddito dell’esercizio attraverso il calcolo dei costi e delle quote di ammortamento. La direzione aveva dunque l’esigenza di utilizzare un sistema di cespitazione più efficiente rispetto a quello attualmente utilizzato.
L’obiettivo era quello di conoscere la reale collocazione dei 7mila cespiti distribuiti nelle varie sedi e nei vari uffici, sia per la gestione operativa sia per l’inventario periodico, riducendo i tempi di cespitazione e, soprattutto, di inventario, semplificando l’attività da parte degli operatori preposti e riducendo al minimo le possibilità di errore.

LA SOLUZIONE
Dopo un’attenta analisi volta a definire le esigenze del cliente, la soluzione più adatta per soddisfarle nel migliore dei modi ci è parsa essere What & Where, il sistema di gestione dei cespiti di Tenenga Alliance Group, che si basa su un software avanzato e su tecnologie innovative.
Questo sistema prevede che innanzitutto i responsabili della gestione degli asset definiscano a livello centrale le informazioni di configurazione (utenti, classificazione dei cespiti, struttura delle sedi e degli uffici) e stabiliscano le attività operative di rilevazione e di inventario periodico.
Dopodiché l’attività di censimento dei cespiti esistenti viene effettuata una tantum da un operatore dotato di un terminale o di un netbook su cui sono registrate tutte le informazioni sui locali da censire e sui cespiti previsti: egli identifica ogni cespite con un codice a barre o con un’etichetta RFId e lo classifica secondo i criteri stabiliti. Tutte le successive attività di introduzione di nuovi cespiti, ricollocazione e spostamento dei cespiti e inventario verranno quindi eseguite facilmente e rapidamente da un operatore dotato di un terminale portatile in grado di leggere sia i codici a barre sia le etichette RFId.

Scelto il sistema di gestione, abbiamo supportato il cliente nelle seguenti attività:
- definizione delle categorie dei cespiti
– simulazione delle fasi di cespitazione e inventario, definendo le corrette modalità operative per gli incaricati
– fase di avviamento.

I BENEFICI
La soluzione da noi consigliata, con tecnologia mista codice a barre e RFId, si è rivelata molto più efficiente rispetto ai normali sistemi basati sul solo barcode, sia per la possibilità di aggiornare i dati presenti nella memoria del tag, sia per la velocita e facilità della fase inventariale.

Partner TAG che hanno collaborato al progetto:
Gruppo SET, Hi Pro Solutions, Mizar Consulting

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