Quando si parla di gestione del magazzino, uno degli slogan più frequenti nelle aziende è di ridurre le scorte al lumicino (se non a zero) per ridurre i costi della logistica. Ma il capitale immobilizzato può diventare un’ossessione che rischia di bloccare un’intera linea di produzione oppure di fermare le consegne.

Zero scorte, zero business

Quali potrebbero essere le conseguenze se, per perseguire una gestione del magazzino a zero scorte, la linea di montaggio rimanesse senza componenti per un’incomprensione tra il fornitore e l’ufficio acquisti? Potrebbe accadere di avere operai fermi sulla linea senza attività da svolgere. Potrebbe accadere di non riuscire a produrre per tempo il bene da consegnare. Potrebbe accadere che molte risorse vengano distolte dal loro lavoro per tamponare l’urgenza.

Vale la pena correre questi rischi per un guadagno collegato al basso livello delle scorte? Il guadagno viene contabilizzato, ma i costi delle inefficienze generate da un livello di scorte troppo basso viene contabilizzato da qualcuno? Si è sicuri che con questo tipo di gestione del magazzino il bilancio sia positivo?

In realtà le domande da porsi sono altre (e di conseguenza altre sono le strategie). Ecco come ottenere un magazzino snello, ma efficiente, applicando una filosofia di metodo, la Lean, anche alla gestione delle scorte. Il Lean Thinking (Pensiero Snello) è un metodo di gestione che ha cominciato ad utilizzarsi nel Manufacturing ed è stato esteso negli ambiti più disparati tra cui i magazzini e la supply chain. I principi ispiratori sono riassunti nel “Metodo delle 5S” ovvero:

1) Seiri – separare
2) Seiton – riordinare
3) Seiso – pulire
4) Seiketsu – sistematizzare o standardizzare
5) Shitsuke – diffondere o evangelizzare

Gestione del magazzino come opportunità di miglioramento

Ma prima di applicare il metodo, cerchiamo di capire la vision strategica. Quando il discorso è su grandi metrature, meglio pensare a criteri di automazione come barcode, voice picking e, a un livello più evoluto, tag Rfid. Ma ci sono anche altri criteri pratici che consistono nell’investire sul reale controllo dei livelli di scorta. Possiamo ridurre in maniera profittevole solo quando controlliamo. Il senso di una buona gestione del magazzino è nel controllo dei livelli di scorta, che possono oscillare in maniera significativa passando da valori bassi e rischiosi a valori alti che impegnano capitali, spazio e risorse. Dunque, non ridurre le scorte senza controllo, ma controllare per ridurre.

Per controllare il livello bisogna avere un flusso di ingresso e di uscita materiali il più costante possibile nel tempo. Bisogna ricordarsi però che si vive un mondo reale e che i modelli servono per dare una linea guida che non deve essere inutilmente rigida. Dunque, bisogna immaginare una gestione del magazzino ideale, con i flussi constanti di ingresso e di uscita. Bisogna realizzare uno stock di sicurezza ed impegnarsi a realizzare il modello proposto e concordato con le persone coinvolte nel processo (operatori, fornitori, clienti e via dicendo). Con buon senso bisogna osservare cosa impedisce il funzionamento del modello e rivederlo costantemente. Ogni volta che si accede allo stock di sicurezza, significa che il modello deve essere rivisto.

Oltre al metodo, anche l’arte (del visual management)

Una gestione del magazzino efficiente è quella in cui i materiali sono posizionati in maniera ordinata. I materiali che si prendono più spesso sono nei posti più ergonomici e confortevoli. I clienti del magazzino sono serviti in tempi ragionevoli. I materiali richiesti sono sempre disponibili. I fornitori consegnano nelle ore e nei tempi stabiliti. Tutto questo è possibile applicando il Visual Management, una modalità che applicata alla gestione del magazzino permette un’organizzazione spaziale tale da rendere i livelli di scorta immediatamente visibili senza interrogare sistemi informatici o documentazione. Il magazzino caotico, organizzato a random secondo la migliore entropia, infatti non è la soluzione.

Porta un gran spreco di tempo, approvvigionamenti guidati dall’urgenza, frustrazione dei lavoratori e, soprattutto, pessimo servizio.

Il lean thinking applicato al magazzino

Riportiamo alcune immagini che mostrano degli ambienti dove gli strumenti descritti sono stati applicati in maniera proficua. Separando, riordinando, pulendo, sistematizzando ed evangelizzando ( le famose 5S del metodo che alla fine puntano alla diffusione di questa nuova conoscenza condivisa).

Come si può vedere dall’immagine, è possibile vedere a distanza i componenti all’interno dei box. La gestione del magazzino basata sulla vista permette immediatamente di valutare quale box abbia una quantità di componenti al suo interno prossima alla fine, rendendo più immediato e proattivo il replenishment.

Nell’esempio sottostante, invece, si osservi invece come il livello di scorta sia immediatamente visibile anche a una persona che non è propriamente di quel dipartimento/magazzino. In dettaglio, si intuisce subito che un componente è a livello rosso, un componente è a livello giallo e un altro componente è a livello verde. Al rosso viene associato un livello di scorta critica.

Dunque proattività cromatica per rendere più tempestivi i riassortimenti. Infine per comprendere ancora meglio la differenza tra un ambiente dove si è applicato solo il metodo delle 5S da un ambiente dove si sono applicati entrambi i metodi riportiamo le seguenti immagini sottostanti, in cui si può vedere a sinistra lo scaffale con applicazione del “Metodo delle 5S” e, a destra, lo scaffale con applicazione del “Metodo delle 5S” con in più la parte di Visual Management.

Un ultimo consiglio, spesso disatteso, è quello di posizionare i materiali maggiormente richiesti (e/o movimentati) nei posti più comodi e quelli meno richiesti nelle zone più difficilmente accessibili.

Si ringrazia per il contributo LeanLab, progetto portato avanti da un team di ingegneri con la passione per il Lean Thinking.