Lavorare senza stress nell’era del multitasking: 7 consigli per farlo al meglio

Per riuscire a lavorare senza stress occorre mettersi in fuga dal mito del multitasking. Prima che la ricerca scientifica ci dimostrasse che il flusso di email, telefonate e riunioni a cui ci sottoponiamo quotidianamente può modificare negativamente i nostri comportamenti e modi di pensare, incrementando gli errori e lo spreco di energie, tutti noi abbiamo sperimentato sulla nostra pelle la difficoltà di concentrazione, il rischio di non trascurare le informazioni irrilevanti e la difficoltà di riuscire a lavorare senza stress, provocati dalla scelta (o imposizione) di farci dominare da un vero e proprio esubero di informazioni.

Lavorare senza stress: i pericoli del multitasking

È un impulso primitivo quello di rispondere subito ad opportunità immediate e a minacce: lo stimolo provoca eccitazione (un rush di dopamina) che può creare dipendenza. Assente la stimolazione, le persone si annoiano e desiderano tornare a subire il multitasking: nuove attività in parallelo, modalità di pensiero frammentata e difficoltà di concentrazione. In questo modo diventa davvero difficile riuscire a lavorare senza stress.

Volete lavorare senza stress? Il multitasking è uno spreco intellettuale enorme!

Se si ha come obiettivo primario quello di riuscire a lavorare senza stress, o comunque a limitarne il carico, occorre recuperare letteralmente energie smarrite: ad esempio, imparare a ritagliarsi dei tempi preziosi per riconnettere settimanalmente e quotidianamente la propria missione, i propri obiettivi, con ciò che si sceglie di fare, in un vero e proprio processo di autoregolazione consapevole. È, infatti, praticamente impossibile restare connessi con se stessi (e riuscire quindi a lavorare senza stress) se manca questo processo in un mondo così pieno di input, informazioni e stimoli. Processo che deve essere del tutto personale, ma che non dà frutti se non diventa abitudine strutturata. Messo da parte il multitasking non possiamo nascondere che le nostre giornate sono piene di incidenti, cioè di interruzioni, di stop&go, che rischiano di portarci a frammentare le nostre attività. Come possiamo minimizzarli e rendere noi stessi e i nostri gruppi di lavoro più fluidi? Sette principi, praticabili da chiunque e in qualsiasi progetto, possono darci benefici da questo punto di vista. Eccoli:

#1 Livellare l’arrivo dei lavori

Una maggior attenzione verso un pragmatico livellamento dell’arrivo dei lavori sia verso noi stessi che verso gli altri, favorisce la fluidità, le prestazioni intellettuali e aiuta a lavorare senza stress. Lo stesso principio vale quando predisponiamo le nostre giornate. Se, ad esempio, facciamo programmi serrati senza inserire pause e buffer tra un’attività e l’altra, sarà molto facile che, alla minima interruzione o variabile esterna, tutto salti, facendoci ritrovare facilmente nella situazione di paralisi.

#2 Minimizzare la quantità delle attività in corso

Se diminuiamo il numero di attività su cui ci stiamo concentrando, nella singola porzione di tempo, sicuramente si favorisce non solo la fluidità, ma soprattutto il completamento delle attività stesse.  In pratica dobbiamo sforzarsi di suddividere tutto in piccoli pezzi, muoverci sempre e a piccoli passi perché successo chiama successo, fallimento chiama fallimento.

#3 Ridurre le dimensioni delle attività

Il tempo medio che ogni persona può impegnare con la massima produttività intellettuale non supera i settantacinque minuti. Non è furbo riempirsi di attività che superano questo arco temporale, se si vuol congiuntamente perseguire l’ottenimento dei propri risultati e un profondo stato di benessere che permetta di lavorare senza stress. Il consiglio? Suddividere, ad esempio, le proprie attività in blocchi della durata massima di un’ora, escludendo per quell’ora tutto il resto, ritrovando sia la capacità di concentrarsi su una sola cosa per volta, imparando, subito dopo, a inserire salvifiche e rigeneranti pause di circa quindici minuti, per rigenerarsi e predisporsi a un altro blocco ad altissima concentrazione.

#4 Stabilire cadenze regolari nei team di lavoro

È importante capire come mettere in piedi quasi un vero e proprio battito cardiaco all’interno dei nostri team di lavoro per far accadere quante più cose possibili in maniera routinaria. La prima cosa da combattere è evitare il caos tipico di input e output, cioè, in chiave statistica, evitare l’eccessiva variabilità degli input e degli output per i centri di lavoro tipici di un progetto: le persone.

#5 Pianificare risultati e non attività

Non basta introdurre momenti routinari in cui il team si incontrerà, ma è importante impostarli non soltanto per discutere o fare delle attività, ma per verificare i risultati intermedi delle singole attività . Il focus passa dalla pianificazione dell’attività, ai risultati dell’attività stessa, al ritmo predefinito.  Ogni volta che riusciamo a introdurre ritmicità  in individui o gruppi, guadagniamo efficienza. Questo concetto è valido sia nella vita privata che nella conduzione di progetti professionali.

#6 Pull Planning

Spesso nei lavori interattivi di gruppo si spinge in avanti il frutto delle nostre attività basandoci solo su di noi, sulla presunta ottimizzazione locale e individuale, senza tener conto che il risultato di un’attività di gruppo non può prescindere dal fornire ciò che serve, quando serve, nella quantità giusta e nel posto giusto. Ogni risorsa coinvolta nel progetto risponde ai bisogni dei propri clienti interni ed esterni e dovrebbe produrre solo ciò che gli viene richiesto, quando gli viene richiesto. Questo facilita la comunicazione, l’efficacia, il fatto di fare la cosa giusta al momento giusto e nella quantità giusta.

#7 Evitare i sovraccarichi

Cosa rischiamo quando ci troviamo a essere al limite delle capacità? Forse istintivamente una delle prime risposte che daremmo è non aver tempo per pensare. Le nostre performance, in termini di durata, qualità e puntualità, insieme a quelle dei nostri gruppi, nel lungo termine saranno pesantemente influenzate da questa sensazione di soffocamento da attività. Per lavorare senza stress, quindi, è importante avere sempre sotto controllo il nostro livello di sovraccarico e quello dei nostri collaboratori, se vogliamo mantenere alte le prestazioni

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