Office automation: Google vs iCloud, in 5 pillole (+1) per capirne di più

Un tempo il computer era solo un calcolatore ma poi, con lo sviluppo dei software di office automation a supporto della produttività individuale, tutto è cambiato. Videoscrittura, posta, calendario, rubrica e gestione immagini sono diventate un must, seguite da fogli di calcolo e presentazioni. All’inizio l’office automation era uno dei regni di Bill Gates (che ha duettato per un po’ con Lotus Notes). Chi l’avrebbe mai detto che oggi, oltre alle soluzioni open source (e a un Adobe molto agguerrito), a contendersi la torta dell’office automation sarebbero stati nientemeno che Apple e Google?

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Apple e Google: suite di office automation a confronto

Ecco i due pacchetti di office automation in dettaglio. Premesso che, per non disorientare la user experience, i nomi dei software sono simili e analoghe sono le funzionalità.

1) Mail e GMail
Cominciamo con il modulo  di office automation dedicato alla gestione della posta. Lato iCloud, la nuova versione di Mail è estremamente basica, e anche chi usa l’applicazione Mail su OS X per gestire la posta si perderà molte delle caratteristiche avanzate che invece offre Gmail. L’interfaccia di Mail, però, è esteticamente superiore. Presenta tre pannelli, come nei tradizionali client di posta elettronica, ma con pulsanti grandi e poche opzioni (infatti, sembra più o meno identico alla versione di Mail per iOS). Per fortuna, i pulsanti posizionati in cima includono sia l’opzione Memorizza che Cancella, che invece non ci sono in Gmail, che a sua volta permette di avere nella barra o uno o l’altro pulsante, ma non entrambe (frustrante!). Mail in questo è un campione: rende la gestione della posta e dei messaggi più facile, veloce e agevole.

2) iCal e Google Calendar
In entrambe le suite di office automation la parte di calendario presenta molte similitudini. iCal e Google Calendar permettono entrambi di creare calendari multipli, codici di colore, post-it. Ad iCloud mancano alcune piccole opzioni, come il poter assegnare a un evento del tempo libero o impegnato, ma di fondo le due applicazioni funzionano allo stesso modo. Una delle grosse differenze sta nella gestione del calendario condiviso: con iCloud è possibile collaborare a un calendario solo con altri utenti di iCal. Idem Google Calendar, che permette di far partecipare a un calendario condiviso altri utenti di Google.  Tuttavia, su iCal si possono aggiungere anche calendari condivisi di Google; mentre su Google potete condividere un calendario iCal ma in sola lettura. Certo, è più facile conoscere persone che usano Google rispetto a quelle che utilizzano iCal.

3) Gestione della rubrica
iCloud vs Google a proposito di rubrica hanno differenze sono minime. Per l’office automation secondo Apple vale il discorso che l’estetica su iCloud deve rispecchiare quella delle applicazione in modo che quasi non ci si renda conto di quale rubrica si stia consultando. Per l’office automation secondoMountain View bisogna riconoscere che non è privo di difetti, ma sync è molto ben integrato e richiamabile in tutti i servizi Web di Google. A voler essere pignoli, Apple consente di sincronizzare con un account Google e quindi riversare su iCloud, mentre Google non prevede alcun accesso ad iCloud.

4) Gestione dei documenti
office-automation-appleConcorrente di Google Docs è Documents in the cloud, servizio che mantiene Pages, Keynote e Numbers sincronizzati tra tutti i dispositivi iOS e il mondo online. Invece di essere web-based, è semplicemente uno spazio di archiviazione da cui è possibile scaricare e caricare documenti. Nelle versioni precedenti a Mountain Lion per creare un documento si deve usare l’applicazione installata sul vostro dispositivo (quale essa sia), e poi trascinare tutto in iCloud affinché tutti i vostri dispositivi possano accedere alla versione più aggiornata del documento. Se avete bisogno di modificare un documento, lo scaricate sul vostro dispositivo, lo aprite col vostro programma preferito e lo ri-trascinate nella finestra di iCloud dopo la modifica.

Rinnovando il suo kit di office automation Apple ha apportato dei miglioramenti a partire dal nuovo Sistema Operativo 10.8 meglio chiamato con Mountain Lion che permette un’integrazione ancora più forte, con un tab che permette di scegliere dove salvare/aprire i file di Page, Numbers o KeyNote, sia su icloud che su Mac. Se volete che il processo sia automatizzato, dovrete  però acquistare la loro suite iWork 11, con un aggravio della spesa di 53€ contro i 249€ della suite Office Home and Business 2010 di Microsoft.
Secondo l’office automation di Google Docs è possibile modificare i documenti direttamente sul web e di farlo in contemporanea con altre persone. I documenti quindi possono essere condivisi o meno, o comunque revisionati da chi vi pare. Opzioni impossibili per iCloud il cui account è strettamente legato all’Apple ID. Ma esteticamente e graficamente Google Docs è caotico e se avete molti documenti di tipo diverso non c’è modo di organizzarli come li avete sul vostro dekstop. Riassumendo: se vi serve la possibilità di collaborazione di Google Docs, iCloud non sarà in grado di sostituirlo; ma per quanto riguarda il cloud storage di documenti e la sincronizzazione iCloud è decisamente superiore.

5) Gestione immagini
Tra le due suite di office automation in questo caso le differenze invece sono notevoli. Le foto scattate da dispositivi Apple sono automaticamente inviate a tutti i meladispositivi, Apple TV compresa, e immediatamente. Se volete condividere le foto con altri amici, dalla Release IOS 6 c’è la possibilità di creare dei veri e propri contenitori contenenti le vostre foto, che potete condividere con qualsiasi persona abbia un device (iphone/iPad) aggiornato alla ios 6 e un account icloud. Google invece vi consente di creare album picasa condivisi con i vostri amici, ma le foto dovrete caricarle voi man mano…

6) Parliamo anche dello Spazio (as a service)
office-automationQuando si parla di office automation non si può trascurare un aspetto fondamentale che caratterizza il servizio: lo spazio disponibile. iCloud offre 5GB gratis in totale, il che vuol dire che lo spazio è indipendente dal tipo di file inviato.
Google, invece, diversifica lo spazio a seconda dei servizi: Gmail offre circa 7 GB gratis, Google Docs 1 GB per i file caricati(ma soprattutto lo spazio web illimitato per i documenti creati) , e per le foto c’è Picasa con uno spazio gratuito di 1 GB. Totale circa 10GB. Ovviamente è possibile acquistare spazio aggiuntivo: 20 dollari all’anno per avere 10GB di spazio extra con iCloud ; 20 dollari all’anno per avere 80 GB su Google.

Prima di scegliere, pensate a certi momenti di picco: ad esempio quando si ricevono file di grandi dimensioni per posta con allegate le  foto delle vacanze e …arriva il messaggio di errore perché la mail del commercialista con la dichiarazione dei redditi supera lo spazio consentito…

In conclusione
Dopo aver utilizzato per un po’ entrambe le piattaforme, la conclusione è che l’office automation di Google vince per l’abbondanza di caratteristiche e opzioni, ma manca di quella integrazione speciale con i dispositivi (anche tra Android). Quando si parla di dispositivi Apple l’interazione (più che sincronizzazione) tra Mac ed iOS è impeccabile.
Chi è abituato a usare iCloud con Mail, iWork, iCal e via dicendo troverà negli omologhi di Google qualcosa di più stimolante e un utilizzo web-based intuitivo.
Chi sfrutta da tempo i servizi Google potrebbe trovare i prodotti Apple più spartani e difficili (forse, impossibili) da raggiungere da qualsiasi postazione possibile e immaginabile. Personalmente li userò entrambi, selezionando l’uno e l’altro a seconda del servizio che mi serve. In medio stat virtus

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